Kỹ năng Tin học Văn phòng: Chìa khóa thành công cho công việc hiện đại

Hành trình trở thành nhân viên văn phòng chuẩn mực rất khó để chinh phục. Và một trong những điều khó khăn “cản trở” bạn đến vị trí đó chính là “Thông thạo kỹ năng Tin học văn phòng”. Thông qua bài viết dưới đây hãy cùng kinhnghiemonline tìm hiểu xem kỹ năng tin học văn phòng là gì ? Cũng như tầm quan trọng và 6 kiến thức cần có để chinh phục “vấn đề” này nhé!

Tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng

Dường như ai cũng biết rằng Tin học văn phòng vô cùng quan trọng. Nhưng quan trọng như thế nào liệu bạn đã biết ? Hãy cùng mình kinhnghiemonline  tìm hiểu ngay nào

Đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của công nghệ và tin học

Công nghệ ngày càng trở nên tân tiến dẫn đến nhu cầu tuyển dụng nhân viên thành tạo các ứng dụng/ thiết bị điện tử là rất cao. Nếu bạn hoạt động trong ngành hoặc lĩnh vực liên quan đến văn phòng/ công nghệ thì bạn sẽ cần những kỹ năng tin học. Việc sở hữu kỹ năng tin học sẽ giúp bạn thực hiện được nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.

Tiết kiệm thời gian làm việc

Với lượng công việc nhiều lại không có kinh nghiệm sử dụng tin học văn phòng. Nó sẽ khiến bạn mất nhiều giờ để hoàn thành. Tuy nhiên nếu sở hữu kỹ năng này chắc chắn công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn. Đơn giản là bởi thông thạo những kỹ năng tin học văn phòng tương đương với việc bạn đã biết cách thức vận hành của các tính năng Word hay Excel. Từ đó những thao tác về nhập liệu, phân tích, tìm kiếm hay tập hợp thông tin sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Giúp đẩy hiệu suất công việc lên cao và chất lượng sản phẩm cũng tăng theo.

Cơ hội thăng tiến cao hơn.

Nhiều văn phòng cần các quản trị viên có kỹ năng văn phòng tốt. Quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm cho lịch trình, kế hoạch và quan hệ khách hàng. Họ cũng chính là ấn tượng ban đầu để khách hàng tương lai hay khách hàng hiện hữu cảm nhận được ở công ty. Đây là lý do tại sao sử dụng kỹ năng văn phòng thích hợp là điều thiết yếu.

Với một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, hoàn thành tất cả những nhiệm vụ của họ có được bằng cách áp dụng các kỹ năng tin học văn phòng phù hợp để cải thiện hiệu suất làm việc của công ty.

Ngoài ra việc thành thạo những kỹ năng cơ bản sẽ là nền tảng để phát triển hơn các kỹ năng tin học nâng cao. Từ đó sẽ tạo nên cơ hội để bạn có thể tiếp cận với các công việc với tính chất khó hơn. Và đây cũng là cơ hội để bạn thể hiện – chứng minh khả năng của bản thân. Nếu hoàn thành tốt chắc chắn cơ hội thăng tiến của bạn sẽ rộng mở.

Tỷ lệ được chọn khi cạnh tranh phỏng vấn sẽ cao hơn

Việc sở hữu nền tảng về các kỹ năng tin học văn phòng sẽ là công cụ hoàn hảo để CV của bạn trông nổi bật hơn. Tuy nhiên việc sở hữu dòng chữ “Thành thạo tin học văn phòng” đừng chỉ dừng lại ở câu chữ. Mà thay vào đó hãy thể hiện sự thành thạo này thông qua các chứng chỉ tin học. Tiêu biểu như chứng chỉ MOS chẳng hạn. Điều này sẽ giúp CV của bạn trở nên uy tín hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

Kỹ năng soạn thảo văn bản – Word

Word là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biến của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Trong kỹ năng này bạn cần thành thạo các kỹ năng như nhập liệu, định dạng văn bản, gõ đúng văn phong, font – kích cỡ – màu font.

Bên cạnh đó các tính năng như chèn hình ảnh, sơ đồ, vẽ hình khối, tạo khung, chèn hyperlink và note. Lập và định dạng bảng (table), soạn thảo văn bản bằng bullet, line-spacing, tab. Các thao tác liên quan đến in ấn: khổ giấy, header, footer, đánh số trang văn bản, lề in. Trộn văn bản, đặt mật khẩu file.

Kỹ năng đọc và tính toán dữ liệu – Excel

Excel là công cụ rất linh hoạt vì nó cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu, tính toán và làm bảng báo cáo. Những thông tin được nhập vào hệ thống này sẽ được thể hiện thông qua các ô, dòng và cột. Điểm đặc biệt là người dùng có thể tiến hành thực hiện các thuật toán (nhập hàm) để tính toán cũng như sàng lọc dữ liệu một cách nhanh nhất.

Những kỹ năng cơ bản cần có để sử dụng được Excel tiêu biểu có thể kể đến như: Định dạng dữ liệu bảng tính, định dạng số, tạo bảng tính, định dạng bảng – hàng và cột. Thực hiện các thao tác liệt kê tự động như đánh số thứ tự, thời gian. Sử dụng được các hàm thông dụng như If, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Vlookup, Hlookup,..Sử dụng biểu đồ, hình ảnh, chèn link,..

Kỹ năng trình chiếu và thuyết trình – Powerpoint

Powerpoint là công cụ giúp người dùng có thể trình bày – truyền đạt nội dung hiệu quả nhất. Công cụ hỗ trợ thiết lập hệ trình chiếu bao gồm: chỉnh sửa, vẽ hình, tạo biểu đồ,.. Tạo link, sử dụng đa dạng các kiểu trình chiếu, thiết kế. Tạo hiệu ứng amination, sử dụng slide master, bảo mật file,..

Đây là phần mềm mà kinhnghiemonline  đánh giá là rất dễ để sử dụng. Và cùng là ứng dụng yêu cầu độ sáng tạo nhiều nhất từ người dùng. Một bài trình chiếu hay không chi sở hữu nội dung xuất sắc mà các hiệu ứng trình bày nội dung đó cũng vô cùng quan trọng trong việc làm nổi bật thông tin cũng như thu hút người xem tốt hơn.

Kỹ năng soạn và kiểm tra – Email

Email tựa như “người bạn tâm giao” của mọi dân văn phòng. Phần mềm được nhiều doanh nghiệp xem là công cụ giao tiếp hiệu quả nhất. Sử dụng mail thì đơn giản tuy nhiên việc sử dụng email cho đúng thì rất khó. Vì nó không chỉ dừng lại ở việc đánh máy. Mà các tính năng như đính kèm tệp, trình bày nội dung, sắp xếp email một cách khoa học,…Đều đáng để chú ý tới.

Một email được trình bày khoa học – chuyên nghiệp sẽ giúp bạn được “cộng điểm” trong mắt mọi người. Sắp xếp và sàng lọc mail một cách khoa học là một cách giúp bạn tăng hiệu suất công việc. Thực hiện 2 thao tác trên sẽ giúp bạn nắm thông tin email nhanh hơn (tránh bị miss thông tin). Cũng như bảo vệ môi trường tốt hơn.

Kỹ năng sao lưu dữ liệu và sắp xếp nhiệm vụ (task) – Bộ Office

Bộ Office là nhóm chương trình có thể dùng cho rất nhiều nhiệm vụ công việc. Chúng cũng bao gồm xử lý văn bản, bảng tin, bản thuyết trình, email, lịch và phần mềm lưu trữ. Chúng cũng bao gồm một chương trình họp video.

Các bộ Office tiêu biểu có thể biết đến như:

  • Microsoft: Excel, Onedrive, OneNote, Outlook, Teams,..
  • Google: Workspace, Docs, Drive, Meet, Sheets và Slides
  • Apple: iWork, Keynote, Numbers, Pages

Kỹ năng thiết kế và mô phỏng ý tưởng – Canva

Nhiều công việc yêu cầu bạn phải thiết kế và mô phỏng ý tưởng. Nhằm có thể dễ dàng chia sẻ ý tưởng chiến dịch cho đồng nghiệp hoặc khách hàng. Và công cụ để thực hiện điều đấy có rất nhiều. Nhưng đơn giản – dễ dùng thì kinhnghiemonline  khuyến khích dùng Canva. Nếu bạn chưa phải là một tay edit chính hiệu thì Canva sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn.

Đến với Canva, người sử dụng được trải nghiệm một kho dữ liệu khổng lồ và hoàn toàn miễn phí. Với hàng loạt mẫu sản phẩm độc đáo chia theo mục gồm: Poster, CV,  Logo, bài đăng social, áp phích, Video,… Mà bạn sẽ tha hồ sử dụng. Giao diện làm việc của Canva cũng rất hiện đại và trẻ trung. Phù hợp với tất cả mọi người, thậm chí là người sáng tạo không chuyên.

Cảm ơn bạn đã đồng hành cùng kinhnghiemonline xuyên suốt bài đăng này. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Cũng như hỗ trợ bạn trên con đường phát triển sự nghiệp của bản thân.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *